Den 12. maj 2020 vedtog Folketinget den såkaldte ”Kontrolpakke”, der har til formål at styrke selskabs- og regnskabskontrollen med selskaber og virksomheder, så det bliver sværere at begå økonomisk svindel.
Kontrolpakken trådte delvist i kraft den 1. juli 2020 (for så vidt angår ændringer i årsregnskabsloven og revisorloven), og træder herefter fuldt ud i kraft med virkning fra den 1. januar 2021 (dette for så vidt angår ændringerne i selskabsloven og lov om visse erhvervsdrivende virksomheder).
I denne nyhedsartikel fokuseres på de fremadrettede ændringer, der træder i kraft pr. 1. januar 2021, og som overordnet bl.a. vedrører følgende forhold:
- Der stilles nye krav til selskaber, herunder til opbevaring af relevante selskabsdokumenter mv.
- Erhvervsstyrelsens kontrolfunktion styrkes, og
- Der er sanktioner forbundet med at overtræde reglerne
Nye krav til selskaber, herunder til opbevaring af relevante selskabsdokumenter mv.
Selskaber skal fremadrettet opbevare selskabsdokumenter på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører. Dette gælder for alle selskabsdokumenter, der udarbejdes i regnskabsår begyndende den 1. januar 2021 eller senere.
Ordet ’selskabsdokumenter’ skal forstås i overensstemmelse med den nye definition i selskabsloven § 5, nr. 30, som ”De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”
Det er yderligere uddybet i bemærkningerne til det fremsatte lovforslag, som værende bl.a. stiftelsesdokument, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation for ejerforhold, bilag til selskabsretlige beslutninger i form af eksempelvis mellembalancer mv.
Det er også vigtigt at være opmærksom på, at opbevaringspligten også gælder frivilligt udarbejdede selskabsdokumenter, hvis de indgår som bilag til en selskabsretlig beslutning.
Der stilles ikke et specifikt krav om, at selskabsdokumenter skal opbevares fysisk. I stedet går kravet på, at dokumenterne uden vanskelighed kan gøres tilgængelige for myndighederne, hvilket både kan ske elektronisk og fysisk. Opbevares dokumenterne elektronisk, så stilles der ikke krav til hvor serveren eller en cloudløsnings fysiske geografiske placering, så længe at dokumenterne kan fremvises online ’uden vanskelighed’.
Opbevaringsforpligtigelsen påhviler direktionen, men bestyrelsens forpligtigelser påvirkes indirekte også, jf. selskabslovens § 115, nr. 1 og 4, der fastslår, at bestyrelsen skal sikre, at ”bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter kapitalselskabets forhold er tilfredsstillende” samt, at ”direktionen udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer”.
Det anbefales derfor herfra, at bestyrelsen fastsætter passende retningslinjer til direktionen med henblik på at leve op til de nye regler, samt i øvrigt følger op på, at retningslinjerne efterleves i praksis.
Yderligere kommer til at gælde, at ved kontante kapitalforhøjelser vil der fremadrettet også skulle indsendes dokumentation for indbetalingen, svarende til de krav der gælder ved stiftelsen af et selskab.
Hertil bliver det et krav som indføres i selskabsloven, at personer, der registreres som ledelsesmedlemmer, også skal være de personer, der faktisk og reelt udøver ledelsen. Dette for at imødegå brug af stråmænd, falske identiteter mv. Herudover bliver det også et krav, at selskabet rent faktisk kan kontaktes på sin hjemsteds adresse, hvilket skyldes et ønske om at undgå fiktive adresser.
Erhvervsstyrelsens kontrolfunktion styrkes
’Kontrolpakken’ medfører, at Erhvervsstyrelsen går fra primært at være en registreringsmyndighed til også at være en kontrolmyndighed.
Som følge af ’Kontrolpakken’ får Erhvervsstyrelsen bl.a. fremadrettet – op til 5 år tilbage i tid – ret til at kræve, at et selskab skal indsende bevis for, at en registrering er lovlig foretaget, hvilket naturligvis skal ses i sammenhæng med pligten beskrevet ovenfor til at sikre opbevaring af selskabsdokumenter i 5 år.
Herudover får Erhvervsstyrelsen mulighed for at kræve, at der fremlægges nødvendige oplysninger for at sikre, at selskabet i øvrigt overholder sine forpligtelser i henhold til selskabs- og regnskabslovgivningen, herunder også mulighed for at kræve, at oplysninger verificeres af en uafhængig tredje part, f.eks. en advokat eller revisor.
’Kontrolpakken’ sikrer bl.a. også, at Erhvervsstyrelsen får mulighed for at foretage en styrket kontrol med selskaber og virksomheders fravalg af revision samt anvendelsen af reglerne for en regnskabsklasse for at kontrollere om betingelser er opfyldt.
I de tilfælde, hvor et selskab eller en virksomhed ikke skal oplyse nettoomsætningen i årsrapporten, skal oplysning om nettoomsætningens størrelse fremadrettet – samtidig med indleveringen af årsrapporten – oplyses til Erhvervsstyrelsen. Disse informationer offentliggøres ikke (og er undtaget fra aktindsigt), men medfører at Erhvervsstyrelsen kan udføre effektiv kontrol med om betingelserne er opfyldt, ligesom oplysningerne vil kunne videregives til andre offentlige myndigheder.
Yderligere bliver det muligt for Erhvervsstyrelsen at kræve, at oplysninger fra et selskab bliver verificeret af en uafhængig tredje part (revisor, advokat mv.), hvilket f.eks. vil være relevant i forhold til kontrol vedrørende om et selskabs kapitalgrundlag rent faktisk er til stede.
Herudover bliver det muligt for Erhvervsstyrelsen at trække allerede offentliggjorte årsrapporter tilbage, hvis årsrapporten ikke er behørigt godkendt og revideret, eller i øvrigt har væsentlige fejl og mangler, som gør årsrapporterne groft misvisende. Efter bemærkninger er der tale om et skøn, men således at kriteriet er, om regnskabsbrugere vildledes.
I forlængelse af de krav til at et registreret ledelsesmedlem også faktisk skal være en del af ledelsen, kan Erhvervsstyrelsen helt afvise en registrering af en person, hvis der er tvivl om, hvorvidt den pågældende faktisk udøver ledelse, og vil også kunne kræve dokumentation for, at de registrerede ledelsesmedlemmer rent faktisk er en del af ledelsen, og vil kunne kræve identifikations oplysninger (om nødvendigt kræve fysisk fremmøde for Erhvervsstyrelsen). Allerede registrerede ledelsesmedlemmer vil der også være mulighed for at af registrere, hvis dokumentationspligten ikke løftes – dette kan ultimativt medføre tvangsopløsning, da et selskab skal have en registreret ledelse.
Åbenlyse fejlregistreringer i form af fejl skrift, sagsbehandlingsfejl i Erhvervsstyrelsen mv. vil Erhvervsstyrelsen også kunne korrigere administrativt.
Yderligere får Erhvervsstyrelsen ved ”udgående kontrol” mulighed for at sikre, at selskaber rent faktisk kan kontaktes på den registrerede hjemsteds adresse.
Sanktioner
Såfremt opbevaringspligten ikke overholdes – helt eller delvist – kan det sanktioneres med bøde og ultimativt med tvangsopløsning.
Bøde vil kunne gives såvel til selskabet som til de ansvarlige personer i selskabet, hvis de forsætligt eller groft uagtsomt har medvirket til en overtrædelse af opbevaringspligten, som ikke er af underordnet karakter.
Tvangsopløsning vil dog alene komme på tale, såfremt det kan ske i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Det kan dog være en relevant sanktion,
såfremt selskabet grundlæggende ikke har overholdt pligten til at opbevare selskabsdokumenter, og det ikke berigtiges inden en frist til berigtigelse – hvis en sådan konkret er mulig at give i situationen. Tvangsopløsning vil også være en mulighed, hvis et selskab ikke følger et påbud eller undlader at levere påkrævede oplysninger.
Vil du vide mere om kontrolpakken, eller har du øvrige spørgsmål er du velkommen til at kontakte Nørregaard på post@ngaf.dk eller tlf. 88 93 95 00